Savez-vous que les principales fraudes commises au sein d’une entreprise sont liées à son personnel ? Une fraude non détectée peut représenter des milliers d’euros de perte pour votre entreprise. Soyez vigilant !
Qu’est-ce que la fraude en entreprise ?
La fraude se définit comme étant « un acte malhonnête fait dans l’intention de tromper en contrevenant à la loi ou aux règlements ».
Elle existe partout : la fraude fiscale et la fraude aux assurances étant les plus fréquentes.
La fraude peut également exister au sein de votre entreprise. Or, des études démontrent que plus de la moitié des fraudes détectées sont initiées par les salariés eux-mêmes.
Trois éléments constitutifs d’une fraude
La fraude se distingue de l’erreur de par :
- Son caractère intentionnel
- Une volonté de cacher quelque chose
- Une procédure qui se rode au fil du temps
Le profil du fraudeur
Il n’existe pas un profil type de « fraudeur ». Ne vous fiez pas aux apparences, le salarié qui a pu avoir des démêlés à titre personnel avec la justice n’est pas forcément celui qui fraudera au sein de votre entreprise.
Plusieurs situations peuvent entraîner un comportement inhabituel chez un salarié en qui vous avez pleinement confiance :
- Un problème de santé
- Une rupture sentimentale
- Des problèmes financiers
- La tentation de contourner les règles peut-être grande et une fois le premier pas effectué, ne pas être démasqué peut rendre votre salarié plus confiant et l’inciter à continuer.
Les multiples conséquences de la fraude
La fraude peut avoir plusieurs conséquences négatives dont :
- Des pertes financières pour votre entreprise,
- Une détérioration de votre image auprès de vos partenaires et clients,
- Une démotivation de vos salariés,
- Une dégradation des relations commerciales avec vos clients et vos fournisseurs.
Sept processus à surveiller au sein de votre organisation interne
La fraude peut toucher plusieurs processus de votre structure :
- Les ventes : tout ce que vous vendez est-il facturé ? tout ce que vous facturez est-il livré ? l’accord de remises commerciales est-il encadré ?
- Les achats : tout ce qui vous est facturé concerne-t-il bien votre entreprise ?
- Le personnel : les notes de frais établies par vos salariés sont-elles conformes à la réalité ?
- La trésorerie : quels sont les salariés habilités à effectuer des mouvements bancaires ?
- Le système informatique : sauvegardez-vous régulièrement vos données ? comment gérez-vous les mots de passe utilisés pour accéder à vos comptes, à vos espaces clients ?
- Les immobilisations : savez-vous où se trouvent tous les biens que possèdent votre entreprise ?
- Le stock : réussissez-vous à expliquer vos écarts entre votre stock théorique et votre stock réel ?
Comment détecter la fraude au sein de son entreprise ?
Vous pouvez identifier la fraude :
- en scrutant les opérations inhabituelles : celles effectuées en dehors des heures de travail, celles effectuées le weekend
- en réalisant des tests de contrôle interne.
Un exemple parmi d’autres : contrôler au hasard les notes de frais de vos salariés.
Comment limiter la fraude ?
Afin de limiter la fraude au sein de votre entreprise vous pouvez notamment segmenter les tâches réalisées par vos salariés. Par exemple, celui qui effectue l’achat n’est pas le même que celui qui génère le paiement. Vous pouvez aussi utiliser la dissuasion en indiquant les sanctions qui seraient appliquées en cas de fraude avérée. Le risque de perdre son emploi en fait généralement réfléchir plus d’un.
Quelques exemples des fraudes les plus courantes :
- Vous remboursez à vos salariés des indemnités kilométriques liées aux déplacements professionnels effectués : êtes-vous certains que les kilomètres déclarés sont conformes à la réalité ? Des petits abus peuvent, une fois additionnés, entraîner une note plutôt salée !
- Vos salariés empruntent du matériel professionnel pour des besoins personnels et ne les ramènent jamais… Vous devez en racheter, ce qui entraîne des dépenses pour votre structure.
- Certaines fraudes durent plusieurs années, les conséquences financières pour les entreprises peuvent donc être importantes ! Pour la bonne continuité de votre activité, regardez ce qui se passe dans votre structure et n’hésitez pas à échanger avec un professionnel qui aurait un œil neuf (votre banquier, votre assureur, votre expert-comptable etc.).
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