Entre vos obligations légales d'employeur, les demandes de congés payés de vos salariés et les impératifs liés aux contraintes de votre activité, vous avez besoin de revoir les règles à respecter ? Pouvez-vous imposer des dates de congés ? Quels sont les délais ? Combien de fois pouvez-vous refuser des congés ? Compta in Touch, l'expert-comptable en ligne des TPE et PME vous partage aujourd'hui toutes les règles à connaitre pour être en conformité avec le Code du travail.
Combien de jours de congés payés par an ?
Congés annuels : une période de référence
Alors qu'une année civile se déroule de janvier à décembre, les congés payés se décomptent de juin à mai. Autrement dit, tous les salariés acquièrent des jours de congés payés de juin N-1 à mai N, à hauteur de 2.5 jours par mois travaillé. C'est la période de référence.
Exception faite dans le secteur du BTP : leur période de référence s'étend du 1er avril N-1 au 31 mars N, De plus, les entreprises du BTP ont l'obligation de s'affilier à une caisse de congés payés : la CIBTP.
La prise de congés
Ainsi sur une année complète, tous les salariés, quel que soit leur temps de travail et leur contrat (CDD, intérim ou CDI), obtiennent 30 jours de congés payés (CP) à prendre au plus tard le 31/05 de l’année suivante. Et le solde N du bulletin de salaire du mois de mai, passe en solde N-1 sur le bulletin de paie du mois de juin.
Par exemple, les 30 jours de congés payés (CP) acquis entre juin 2021 et mai 2022 doivent être intégralement pris avant le 31 mai 2023, sinon ils sont perdus. Les 30 jours équivalent à 5 semaines de CP par an (6 jours ouvrables par semaine).
Quand le nombre de jours de CP acquis n'est pas un nombre entier, la durée est portée au nombre entier supérieur. Par exemple, un salarié qui bénéficierai de 12.5 jours pourra en réalité prendre 13 jours de congés payés.
Quel délai et condition pour demander ses congés payés ?
Tout salarié doit justifier d'1 mois de travail minimum pendant la période de référence pour pouvoir prendre ses CP. Les congés payés sont comme leur nom l'indique pris en charge par l'employeur; le contraire étant des congés sans solde.
Notez que tout salarié peut demander à prendre ses CP par anticipation - tout ou partiellement. Mais l'employeur n'est pas obligé d'accepter.
Deux mois avant la date d'ouverture de la période de prise de congés, l'employeur est tenu d’informer ses employés des dates applicables.
À savoir que tous les salariés doivent pouvoir prendre leurs congés d'été, qui équivaut au congé principal, entre le 1er mai et le 31 octobre. En principe, la durée est de 12 jours minimum et 4 semaines maximum.
Combien de fois un employeur peut refuser des congés ?
Chaque salarié demande les dates de congés qui lui conviennent mais la décision finale revient à l'employeur. C'est lui qui fixe l'ordre et les dates de départs en congés de ses salariés selon la convention collective applicable, ou un accord collectif.
En l'absence de texte applicables, il doit se baser sur les critères inscrits au Code du travail :
- L'ancienneté du salarié
- Sa situation familiale (congé du conjoint, enfant)
- Une activité chez un autre employeur
Il peut aussi prendre en compte les dates de congé de l'année précédente ou tout autre facteur qu'il juge opportun.
Refus de la demande de CP
Cela dit, tout refus de la demande de congé d'un salarié doit être motivé par de réelles contraintes d'activité, et prendre en considération les spécificités familiales du salarié concerné.
L'absence de réponse n'équivaut pas à un refus. Ainsi, un salarié ne commet pas de faute en partant, si son employeur avait connaissance de ses dates de congés et n'a formulé aucun refus.
Une fois les dates de congés fixées, l'article L.3141-16 du Code du travail précise que l'employeur ne peut plus les modifier à moins d'1 mois de la date prévue. Exception faite dans des circonstances exceptionnelles, tel que le remplacement d'un salarié décédé, ou une grosse commande client imprévue. Il peut alors reporter les congés du salarié. En revanche, il ne peut pas les remplacer par une indemnité compensatrice.
Il doit aussi informer chacun de sa date de départ en congé au plus tard 1 mois à l'avance par tout moyen (affichage dans les locaux, etc.).
L'employeur peut-il imposer les dates de congés payés ?
La fermeture annuelle de l'entreprise constitue la principale cause qui justifie d’imposer des congés payés à ses salariés. Sachant que la fermeture annuelle peut intervenir durant l’été, ou sur une autre période.
Quand l'entreprise a moins de 11 salariés et pas de Comité Social et Économique (CSE), l'employeur peut décider seul de fermer son entreprise, 4 semaines maximum. Si l'effectif salarié est plus important, vous devez consulter le CSE pour avis, ou vous référer à la convention collective, ou un accord collectif (accord de branche, accord d'entreprise ou d'établissement).
Saviez-vous que vous ne pouvez pas refuser la demande d'un salarié si le congé demandé est lié à un événement familial tel qu'un mariage, un Pacs ou le décès d'un membre de la famille ?
Vous envisagez d'externaliser le volet social de votre entreprise ou la gestion des paies ? Contactez nos équipes dédiées pour être conseillé.
