Vous employez au moins 50 salariés ? Vous avez alors l’obligation de rédiger et d’afficher un règlement intérieur au sein de votre entreprise. Celui-ci fixe les règles en matière de santé, de sécurité, de droits et de devoirs des salariés au sein de l'entreprise. Plus généralement, il vise à établir les règles de bonne conduite. Votre expert-comptable Compta In Touch vous détaille tout ce que vous devez savoir pour l'établir conformément au Code du travail.
L'obligation de réglement intérieur : que dit le Code du travail ?
Jusqu’au 31 décembre 2019, le seuil rendant le règlement intérieur obligatoire était fixé à 20 salariés. Il est dorénavant obligatoire dans les entreprises qui emploient au moins 50 salariés durant 12 mois consécutifs.
Pour rappel, les modalités de calcul des effectifs sont prévues dans les articles L. 1111-1 à L. 1111-3 du code du travail.
Cela dit, vous pouvez mettre en place un règlement intérieur (RI) même si votre effectif est plus réduit. L'essentiel étant de respecter les dispositions légales qui encadrent sa rédaction. Autrement dit, le réglement intérieur doit respecter les lois et la convention collective applicable au sein de votre entreprise. À ce titre, au chapitre des sanctions disciplinaires en cas de non respect des règles, notez que les sanctions pécuniaires telles que les amendes et les retenues sur salaire sont interdites.
Le réglement intérieur doit être rédigé par l'employeur et en français, contenir les clauses obligatoires décrites plus loin, et préciser sa date d’entrée en vigueur.
D'autre part, chaque réglement étant propre à chaque entreprise, deux choix s'offrent à vous si vous avez plusieurs établissements :
- rédiger un règlement intérieur propre à chacun,
- inclure des dispositions spécifiques dans un règlement intérieur commun.
Dans tous les cas, il est nécessaire d'adapter le règlement intérieur en fonction des besoins propres à votre entreprise.
Obligation de mise à jour du réglement intérieur au 1er septembre 2022
Dans le cadre des évolutions législatives et règlementaires, tout employeur doit veiller à mettre à jour le réglement intérieur.
Les articles L. 1152-2, L. 1153-2 et L. 1153-4 du Code du travail sur la protection des personnes contre le harcèlement sexuel et moral ayant été réécrits pour correspondre au régime de protection des lanceurs d’alerte, vous devez modifier votre réglement intérieur. De même que l’article L. 1153-3 du Code du travail a été supprimé du fait de la réécriture de l'article L. 1321-2.
Qui doit respecter le réglement intérieur ?
Rédigé par l'employeur, le réglement s'applique à tous les salariés de l'entreprise, y compris les stagiaires et les employés qui ont été embauchés avant son entrée en vigueur.
Notre conseil : Annexer le règlement intérieur aux contrats de travail afin d'informer tout nouveau salarié.
Les intérimaires et tous ceux qui interviennent dans l'entreprise doivent aussi respecter les différentes mesures du réglement intérieur en matière d'hygiène, de sécurité et de discipline.
Quelles sont les clauses obligatoires du règlement intérieur ?
Pour être conforme, tout règlement intérieur doit inclure les dispositions suivantes :
Les mesures qui assurent la santé et la sécurité de vos salariés. Notamment, l'interdiction de fumer dans les locaux, l'obligation du port des EPI, les règles relatives à la lutte incendie, les conditions d'utilisation des produits dangereux et de circulation au sein de l'atelier.
Les règles générales et permanentes en matière de discipline, et en conséquence la nature et l’échelle des sanctions.
À savoir que toute restriction aux libertés imposée aux salariés doivent être justifiées par la nature la nature du travail à réaliser.
Quant aux sanctions prises en cas de non-respect des règles disciplinaires en vigueur dans l'entreprise, elles doivent être :
- conformes aux dispositions conventionnelles : elles ne peuvent pas être plus sévères que celles prévues par la convention collective applicable,
- proportionnées par rapport à la faute commise, et au but recherché
- prévues dans le règlement intérieur pour pouvoir être mises en œuvre, exception faite du licenciement.
Par exemple, si vous prévoyez seulement l’avertissement ou la mise à pied, vous ne pourrez pas sanctionner le salarié fautif par un blâme.
Les droits et moyens de défense prévus pour le salarié en cas de procédure disciplinaire. À ce titre vous devez inscrire les http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idSectionTA=LEGISCTA000006189484&cidTexte=LEGITEXT000006072050&dateTexte=20080529" data-slate-object="inline" data-key="15234">articles L. 1332-1 à L. 1332-3 du code du travail et la convention collective.
Le rappel des dispositions relatives au harcèlement moral, au harcèlement sexuel et aux agissements sexistes prévues dans le Code du travail. Les dispositions légales de protection des témoins et des victimes doivent être précisées, de même que les sanctions à l’encontre du harceleur.
Le rappel de l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte, dont le champ des bénéficiaires a été élargi depuis le 1er septembre 2022.
En ce qui concerne le droit à la déconnexion, les modalités doivent être inscrites dans une charte, et non dans le réglement intérieur.
L'alcool au travail et les autres clauses du réglement
Les clauses interdites
Aucun article du règlement intérieur ne peut discriminer les salariés en raison de leur sexe, de leur origine, de leur orientation sexuelle, de leur apparence physique, ou de leurs activités syndicales.
Aucun article ne peut restreindre les droits des salariés, ni leur liberté individuelle et collective, à moins d'être justifié par la nature du travail à accomplir.
Les clauses facultatives
Vous pouvez notamment inclure les clauses facultatives suivantes :
- Le rappel du principe de neutralité, auquel cas la manifestation des convictions des salariés est restreinte.
- La limitation ou l’interdiction de la consommation d'alcool au sein de l'entreprise.
À savoir que seuls le vin, la bière, le cidre et le poiré sont autorisées par le Code du travail. Une amende de 10 000 € peut être appliquée au salarié qui ne respecte pas cette règle.
De plus, votre responsabilité en tant qu'employeur peut être engagée en cas d'accident causé par un salarié ivre.
Quelle est la valeur juridique d'un règlement intérieur ?
Cette question se pose vis à vis des statuts constitutifs de votre société. Ce sont eux qui posent les règles de base de son fonctionnement. Tandis que le réglement intérieur vise à compléter les statuts et à préciser certaines modalités. Ses clauses ne doivent surtout pas être contraires à celles des statuts, sous peine de nullité.
L'obligation de consultation du CSE
Une fois rédigé par l'employeur, tout réglement intérieur doit être présenté au CSE pour avis. Son approbation n'est pas obligatoire; seule la consultation du CSE l'est. Le comité va surtout vérifier que le réglement intérieur ne comporte pas de restrictions à la liberté qui ne seraient pas justifiées par la nature du travail des salariés.
Pour rappel, le comité social économique (CSE) doit être mis en place quand l'effectif atteint 11 salariés.
Comment faire valider le règlement intérieur ?
Dépôt du document auprès de l'inspection travail et du Conseil des Prud'hommes
Une fois l'avis du CSE rendu, positif ou négatif, vous devez procéder aux formalités de dépôt.
- Adresser l'avis avec le réglement intérieur par courrier à l’inspection du travail, en deux exemplaires
- Déposer le document auprès du greffe du Conseil des Prud'hommes de votre ressort
Si des clauses sont contraires aux dispositions du Code du travail, l'inspection du travail le notifie à l'employeur pour qu'il les retire, ou les modifie.
Le règlement intérieur entre en vigueur à la date inscrite dans le document. Celle-ci doit se situer au moins un mois après son dépôt.
Modification du réglement intérieur
Chaque modification ultérieure entraine les mêmes obligations de consultation et de dépôt pour garantir la valeur juridique du RI.
Il n'y a que si la modification du réglement intérieur fait suite à une demande de l’inspection du travail, que vous n'êtes pas obligé de consulter à nouveau le CSE.
L'obligation d'affichage du réglement intérieur
Une fois accomplies toutes les formalités obligatoires, l'employeur doit communiquer le RI par tout moyen :
- remise en mains propres,
- affichage dans les locaux accessibles à tous les salariés.
- publication sur votre intranet.
L"affichage du réglement intérieur permet de le porter à la connaissance de toute personne ayant accès à vos locaux. Vous assurez ainsi la sécurité des personnes chargées des livraison au sein de votre atelier.
Quelles sanctions en cas d'absence de règlement intérieur ?
Une fois atteint le seuil légal des 50 salariés, les employeurs disposent de 12 mois pour établir le document.
Vous employez au moins 50 salariés et vous n’avez ni rédigé, ni affiché de règlement intérieur ? En cas de contrôle de l’inspection du travail, vous vous exposez à une amende de 750 €.
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