Notes de frais : comptabilisation et remboursement


Un déjeuner avec un client, une nuit d’hôtel à l’étranger, un plein de carburant ou un ticket de péage ? Les frais professionnels représentent toutes les dépenses qui sont engagées par le dirigeant ou par ses salariés dans le but de satisfaire les besoins de l’entreprise. A condition qu’elles soient correctement comptabilisées et justifiées, ces dépenses ne sont pas soumises aux cotisations sociales. Toutefois quelques exceptions existent : par exemple, les frais pour la téléphonie ou Internet, ne sont exonérés que pour moitié des cotisations sociales.

 

L’administration fiscale effectue régulièrement des contrôles. Lorsque l’entreprise n’est pas en règle, le redressement est à craindre ! Comment faire pour être à jour et comptabiliser les notes de frais de l’entreprise au quotidien ? Compta in Touch vous délivre quelques conseils pour être en règle vis à vis de vos dépenses.

Comment les frais professionnels sont-ils remboursés ?

Le dédommagement des dépenses professionnelles engagées au nom de l’entreprise peut prendre différentes formes.

 

Le remboursement des frais réels

Dans ce cas, les dépenses engagées pour l’entreprise sont remboursées dans leur intégralité, à l’euro près et sans limite d’exonération. Ces dépenses doivent toutefois être considérées comme « raisonnables » ou proportionnées par rapport aux besoins de l’entreprise. Par ailleurs, la personne qui a engagé les frais doit impérativement fournir des justificatifs. Elle ne sera remboursée qu’à cette condition.

 

Soyez vigilant ! L’entreprise se doit d’être rigoureuse dans sa gestion des justificatifs des frais professionnels. Ces derniers doivent être le plus complet possible. N’oubliez pas de conserver tous vos justificatifs d’achats et de bien détailler vos dépenses. Par exemple, si les frais ont été engagés pour un déjeuner d’affaire, les noms et fonctions des personnes qui ont partagé le repas doivent être renseignés au dos de la facture émise par le restaurant.

 

Concernant les frais d’hébergement, certaines conditions s’appliquent : le remboursement des frais d’hébergement ne peut en effet avoir lieu que lorsqu’il est prouvé que le salarié n’a pas pu regagner son domicile en raison de l’éloignement (au moins 50 kilomètres).

 

Le versement d’allocations forfaitaires

Dans ce cas, le remboursement est établi sous la forme d’allocations se basant sur un barème forfaitaire. Chaque année, l’Urssaf revalorise les barèmes des frais qui concernent la restauration, les déplacements, l’hébergement provisoire ou encore l’installation dans un nouveau logement.

 

A noter : en tant que dirigeant d’entreprise, vos dépenses professionnelles ne peuvent pas être remboursées au forfait. A l’exception de ses indemnités kilométriques, le dirigeant sera donc exclusivement remboursé au réel.

 

La déduction forfaitaire spécifique

Seules certaines catégories de salariés sont concernées par ce système de remboursement des frais professionnels. Il peut s’agir des ouvriers du bâtiment, des artistes, des VRP…

 

Le montant de la déduction est limité à 7 600 € par année et par salarié.

 

Notre conseil : les notes de frais doivent être établies et remboursées régulièrement. Si votre entreprise vous le permet, il est souhaitable de confier cette mission à une personne qui s’occupera exclusivement de la comptabilité et du remboursement des frais professionnels.

 

Vous vous demandez si toutes vos dépenses pourront prétendre au titre de frais professionnels ? Réel ou forfaitaire : vous hésitez sur la forme de remboursement de vos frais professionnels ? Pour toutes vos questions, les équipes de Compta in Touch vous apportent des réponses ! Contactez les pour plus d'informations.

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